일본어로 비즈니스 메일을 써보자/실제예시/매너

일본어로 비즈니스 메일을 써보자/실제예시/매너

비즈니스 메일을 작성할 때에 어떻게 문장을 작성해야 할지 고민을 하시는 분들이 많으실거라고 생각합니다. 그래서 이번에는 상황별로 확인할 수 있는 비즈니스 메일의 정형적인 문장과 메일 작성 시의 기본적인 매너나 쓰기에 대해서 알아보는 시간을 가져볼까 합니다.

 

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목차

1. 비즈니스 메일의 기본

2. 비즈니스 메일의 매너

3. 비즈니스 메일의 기본적인 쓰는방법/실제예시

 

 

비즈니스 메일의 기본

▼ 비즈니스 메일의 기본형태

비즈니스 메일의 기본 형태는 「인사 · 자칭 · 본문 · 맺음」으로 구성이 됩니다. 매우 간단한 구성이죠. 

한국 비즈니스 메일이나 영어 비즈니스 메일도 이와 같은 형식이라고 생각합니다. 비즈니스 메일은 상대방에게 전달되기 쉽게 쓸 필요가 있고, 간단한 내용으로 하도록 유의해야 합니다. 또, 본문에 들어가기 전에는 반드시 누구로부터 보내진 메일이라는 것을 알 수 있도록, 자신의 이름을 적어야 합니다.

메일의 전체적인 형태의 구성은 다음과 같습니다.

 

① 제목

② 수신인

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③ 인사말

④ 용건

⑤ 끝맺음

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⑥ 서명

⑦ 첨부파일

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① 제목

제목은 명사형으로 작성하는 것이 좋습니다. 「~件」(건), 「～のご連絡」(~의 연락), 「～のご報告」(~의 보고), 「～ついて」(~에 대해서) 등이 있습니다. 회사 메일을 쓰다보니 위 4종류 스타일의 제목이 가장 많았습니다. 굳이 저 4종류 중에 하나를 하지 않아도 됩니다.

예를 들어서 작업보고서를 보낸다고 하면 「～の作業報告書」(~의 작업보고서) 이렇게만 제목을 작성해서 보내도 문제없습니다. 수신인이 제목을 보고 어떤 내용인지 바로 알 수 있도록 하는 것이 중요하기 때문에, 명사 형태로 제목을 작성하는것이 좋습니다. 

 

제가 회사에서 쓰는 메일 화면을 가져와 보았습니다.

사내메일, 사외메일 대부분이 명사형으로 끝나는 제목인 것을 알 수 있습니다. ～件, ～ついて가 많이 보이네요. 

 

② 수신인

메일을 보낼때에 필요한 「TO, CC, BCC」에 대해서 어떠한 차이가 있는지 알아봅시다. 

 

▼ TO(수신인)

메일을 보내는 대상의 메일 주소를 넣습니다. 한 마디로 수신인 이죠. 

보통 수신인에는 특정 대상이 들어가는데, 이 대상이 자기 부서 사람 전체이거나, 여러명일 경우엔 「各位」라는 표현을 씁니다. 처음부터 各位를 쓰고 시작하는 거죠. 아니면 「ご担当者様」(담당자님) 이라고 쓰기도 합니다. 실제로 제가 페덱스에 메일 보낼 때 '수출업무 담당자님' 이라고 써서 보냅니다. 

 

▼ CC

메일을 공유하고 싶은 사람들의 메일 주소를 넣습니다. CC에 넣은 메일주소는 수신인(TO)에게도 보여집니다.

예를 들면, 상대 고객사에게 메일을 보내는데 이 메일을 자신의 상사도 알고있어야 하니 TO는 고객사 메일주소, CC는 자신의 상사 메일주소를 쓰면 됩니다. 그래야 상사가 아, 얘가 메일을 보냈구나 라는 것을 알 수 있죠. 하나의 건에 대해서는 상대방과 나 자신 두 사람만 소통하는 경우가 드물기 때문에, CC에 많은 사람들이 들어가있는 것을 알 수 있습니다.

 

CC에 많은 사람들이 들어가있는 것을 볼 수 있습니다

위 같은 경우엔 수신인이 2명이네요. 그리고 많은 사람들이 CC로 들어가있는 것을 볼 수 있습니다. 저 또한 이 메일에 CC로 들어가 있었기 때문에 이 메일을 볼 수 있었습니다. 하나의 안건에 대한 메일에 정말 많은 사람들이 들어가있죠?ㅎㅎ 이보다 더 2배는 더 많은 경우도 봤습니다..

 

▼ BCC

BCC는 이 메일을 공유하고 싶은데 메일주소를 숨기고 싶을때 사용합니다. BCC에 들어간 사람은 TO(수신인), CC에 들어간 사람에게 보이지 않습니다. 그래서 BCC에는 수신인과 CC와 일면식이 없는 사람을 넣는 경우도 있습니다. BCC를 수신인과 CC에게는 알리지않으면서 BCC에게도 메일을 공유해서 볼 수 있도록 하는 것입니다. 

예를 들자면 TO나 CC없이 전부 BCC에다가 사람을 다 적어넣는다면 송신자 자기자신은 누구누구에게 보냈는지 알 수 있지만, BCC를 통해 메일을 받은사람은 자기자신한테만 메일을 받은것처럼 보이기때문에 또 다른 누가 이 메일을 받았는지는 알 수 없는것이지요. 이 경우엔 보통 알림메일이나, 50명이상의 대규모 송신같은 경우에 사용됩니다.

저는 회사에서 아직까지 BCC는 써 본적이 없네요.

 

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③ 인사말

인사말은 보통 기본적인 형태가 정해져있습니다. 

- いつもお世話になっております。(항상 신세지고 있습니다.) 여기서 いつも를 빼도 상관은 없습니다.

- いつも大変お世話になっております。(항상 매우 신세지고 있습니다.) 大変을 추가.

 

인사말에는 그냥 형식적이면서 큰 의미는 없으니, 특별한 상황이나 대단한 부탁을 하는게 아닌 이상은 お世話になっております。만으로도 충분합니다.  

 

▼ 특별한 경우

- 상대방과 짧은 시간 내에 계속 메일을 주고 받았을 때 : 早速のご返答ありがとうございます。(빠른 회답 감사합니다.)

- 좀전에 보낸 메일에 덧붙여서 메일을 보낼 때(내용오류, 파일 누락 등) : 용건만 간단하게 언급

- 회사 내 사람들과의 메일을 주고 받는 경우 : お疲れ様です。(수고하십니다) 

↓위의 경우가 아침이었다면 おはようございます。(안녕하세요)도 가능합니다. 

 

▼ お世話になっております。이후에는 다음과 같은 전개가 가능합니다.

- 첫 연락인 경우 : (자기이름)と申します。또는 ～技術部の(자기이름)と申します。

- 답장하는 경우 : ご回答ありがとうございます。(회답 감사합니다) 또는 ご連絡頂き、ありがとうございます。(연락주셔서 감사합니다.) 

- 상대방과 예전에 관계된 일이 있었던 경우 : 先日は~ありがとうございました。(저번에는 ~ 감사했습니다)

- 바로 본론으로 들어가고 싶은 경우 : 早速ですが、～ (본론으로 들어가서)

 

인사말에도 여러가지 경우가 있어서 회사에 입사해서 회사메일 계정을 생성받는데, 이때부터 자신이 CC로 들어간 메일들을 많이 받을 수 있을 것입니다. 이때 회사 사람들이 어떻게 메일을 작성하고 답변하는지 보면서 그대로 따라해도 됩니다. 저도 이런 방법으로 많이 배웠으니까요. 저희 회사 베트남사람 친구도 워낙 CC메일을 많이 받으니까 이 메일들을 읽으면서 비즈니스 메일 쓰는법 터득하기도 했으니까요. 지금은 이 친구 비즈니스 메일 매우 잘씁니다.

 

④ 용건

용건에는 존경어, 겸양어 등이 필수입니다. 단 일본인도 비즈니스 일본어는 어렵다는 점을 잘 알고있으므로 기대치가 그다지 높지않으며 의미만 전달되다면 조금 틀려도 괜찮습니다. 무엇보다 간단명료하게 용건을 말하는것이 중요합니다.

 

예를 들어, 도면을 첨부파일로 보내고, 이 도면제작 견적서를 의뢰하고 싶다면, 단순하게 見積りお願いします。(견적서 부탁드립니다) 라고 해도 됩니다. 말하고자 하는 핵심만 용건에 적어내면 되니까요.

 

⑤ 끝맺음

보편적으로는 よろしくお願いします。(잘 부탁드립니다) 를 사용합니다. 더욱 정중하게 표현한다고 하면 よろしく를 한자로 바꾸고, します를 겸양어로 바꾸어서 宜しくお願い致します。라고 하기도 합니다. 

기본적으로 사용되는 문구는 정해져 있지만, 다양한 표현을 기억해두면 비즈니스 메일을 쓸 때 어려움이 사라질 것입니다.

- お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い致します。(번거롭게 해서 죄송합니다만, 모쪼록 잘 부탁드립니다)

- 何卒よろしくお願い申し上げます。(아무쪼록 잘 부탁드립니다)

 

저 같은 경우엔 사내메일엔 간단하게 よろしくお願いします。를 쓰지만 거래처나 중요한 고객에게는 何卒宜しくお願い致します。를 씁니다. 이 역시 CC로 회사사람들 메일 주고받는거 보면서 공부하셔도 됩니다. 

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⑥ 서명

서명 쓰는법 예시

서명이란 메일 글의 끝에 붙이는 발신자의 이름이나 이메일 주소 등 정보를 말합니다. 메일 상의 명함 같은 것입니다. 그렇기 때문에 정보를 잘못 기재하지 않도록 주의해야 합니다. 한국도 아웃룩 메일을 많이 사용할텐데 아웃룩에도 서명 기능이 있어서 회사로부터 메일계정을 받으면 서명을 만들어 놓는것이 좋습니다. 

이 서명을 만들어놓으면 자신이 메일을 송신할 때마다 메일 맨 아래에 같이 추가되서 보내집니다.  

 

⑦ 추가파일

추가파일도 되도록이면 용량이 큰 메일은 보내지 않도록 주의해야 합니다. 상대방이 다운로드에 시간이 걸려 실례일 수도 있으며, 사진파일 같은경우에는 오리지날 퀄리티의 파일이 아닌 해상도나 퀄리티를 낮춘 용량이 작은 사진파일을 보내는 것이 좋습니다. 

그리고 첨부파일의 파일명은 수신자가 명확하게 알아볼 수 있도록 이름을 바꿔두어야 합니다. 작업보고서라면 作業報告書라고 파일 이름을 바꿔야겠죠. 

 

 

비즈니스 메일의 매너

비즈니스 메일은 거래처와 주고 받거나 영업을 할 때 편리해서 자주 활용됩니다. 하지만 모든 장면에서 메일이 적합한 것은 아닙니다. 간혹 전화를 사용하는 것이 더 빠르고 원활하게 진행될 때도 있습니다. 메일을 작성하기 전에 우선은 메일로 주고 받는것이 적합한 상황인지, 또 비즈니스 메일을 보낼 때 매너도 생각해서 실례없는 메일을 보내는 방법을 익혀야 합니다. 

 

▼ 비즈니스 메일의 활용상황을 생각하기

1. 송신한 메일을 바로 읽어준다고는 할 수 없기 때문에, 급한 요건에는 메일보다는 전화를 사용한다.

2. 중요한 내용은 놓치지 않도록 전화 확인도 함께 할 필요가 있다.

3. 장문의 메일이나 내용이 복잡한 것은 전화로 보충을 하면서 설명을 한다.

4. 잘못된 내용을 송신했을 경우에는 재차 올바른 내용의 메일을 보내거나, 전화로 사죄를 한다. 

 

3번 같은 경우는 저도 겪어보았습니다. 상사에게 이러이러한 내용의 메일을 받고 약 1분뒤에 전화가 왔습니다. 이러이러한 내용의 메일을 보냈는데 확인해달라, 그리고 보충설명까지 등등 말이죠. 

 

 

▼ 비즈니스 메일을 보낼 때의 매너

1. 어떤 내용의 메일인지 간단명료하게 명사형으로 제목을 작성한다.

2. 메일의 중요도 기능은 회사 밖 사람에게는 사용하지 않도록 한다.

3. 메일의 서식은 읽기 쉬운 것으로 한다. 

 

 

비즈니스 메일의 기본적인 쓰는방법/실제예시

비즈니스 메일의 기본 형태는 「인사 · 자칭 · 본문 · 맺음」으로 구성이 됩니다.

 

고객사에서 보낸 메일 실제 예시입니다

2주 전에 고객사에 가서 장착해준 파츠에서 잡음이 생겨났다고 메일이 들어왔습니다. 비즈니스 메일의 기본 형태를 아주 잘 따르는 형태라고 생각되서 가져와 보았습니다. 

처음에 상대방의 회사이름과 누구누구님, 그리고 항상 신세지고 있습니다로 인사말로 시작했습니다.

그리고 어디어디의 키노시타라면서 자신을 소개했네요. 그리고 바로 본론으로 들어가 요건을 말했습니다.

그 후, 잘 부탁드립니다 라면서 끝맺음을 했습니다. 

 

이와 같이 실제 비즈니스 메일은 간단 명료해야하며 읽기 쉬워야 합니다. 위의 실제 예시가 도움이 되었으면 좋겠습니다.